Archivierung von E-Mails

In der heutigen digitalen Welt ist die effiziente Verwaltung von E-Mails für Unternehmen unerlässlich. Die Mailarchivierung spielt dabei eine entscheidende Rolle, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, Daten sicher zu speichern und den Zugriff auf wichtige Informationen zu erleichtern. Durch die Implementierung einer robusten Archivierungslösung können Unternehmen nicht nur Speicherplatz sparen, sondern auch die IT-Sicherheit erhöhen und die Compliance sicherstellen.

Die heutige Mailarchivierung unterscheidet sich grundlegend von der historischen Archivierung durch den Einsatz moderner Technologien, die einen schnellen und sicheren Zugriff auf Informationen ermöglichen, während gleichzeitig die Kosten reduziert werden. Und zum Großteil ist die Mailarchivierung mit enormen Vorteilen verbunden.
Die herkömliche Technologie bestand jahrhundertelang in der Lagerung von physischen Dokumenten in Archiven. Damit verbunden waren langsame, manuelle Suchen, sowie das Risiko von Verlust durch Feuer oder Wasser. Ganz zu schweigen von den hohen Kosten für die Lagerung. Dem stehen in der digitalen Variante die digitale Speicherung auf eigenen Servern und Cloud-Lösungen gegenüber, was sehr viel kosteneffizienter und mehr Sicherheit durch digitale Backups und Verschlüsselungen bietet. Auch die Suche in einem Mailarchiv ist sehr viel schneller und bietet unterschiedliche Suchfunktionen in einer Suche im Gegensatz zum herkömlichen Papierarchiv.
Die Mailarchivierung dient auch der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Compliance), der Datensicherheit und dem Schutz vor Manipulation. Als weiterer Grund wird die Sicherung und Wiederherstellung von E-Mails genannt, wobei ein Archiv nicht den Zweck eines professionellen Backups erfüllen kann. Somit werden die E-Mails immer separat gesichert werden müssen, wie auch das Mailarchiv einem separaten Backup unterliegen sollte.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen für die Mailarchivierung in Deutschland sind nicht durch ein zentrales Gesetz geregelt, sondern ergeben sich aus verschiedenen Vorschriften. Unternehmen sind verpflichtet, geschäftliche E-Mails zu archivieren, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Diese Pflicht besteht schon seit vielen Jahren, konkretisiert durch Gesetze wie das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO).

• Das Handelsgesetzbuch (HGB) regelt die Aufbewahrung für Unternehmen. Diese müssen ihre geschäftlichen E-Mails für sechs Jahre aufbewahren.
• Die Abgabenordnung (AO) regelt, dass steuerlich relevante E-Mails zehn Jahre archiviert werden müssen.
• In der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird geregelt, wie die Archivierung datenschutzkonform erfolgen muss, um personenbezogene Daten zu schützen.
• Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regelt, dass die elektronischen Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden müssen.

Zudem gibt es Ausnahmen. So sind Privatpersonen nicht verpflichtet, E-Mails zu archivieren. Auch für kleine Unternehmen können je nach Branche und spezifischen Regelungen Ausnahmen gelten. Es ist wichtig, die genauen Anforderungen mit einem Rechtsberater zu klären, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Open Source Tools für Mailarchive

Es gibt mehrere Open Source Tools für die Mailarchivierung, die sich gut für verschiedene Anforderungen eignen:

1. MailPiler

• Bei MailPiler handelt es sich um eine Open Source E-Mail-Archivierungslösung, die sich auf einfache Bedienung und Effizienz konzentriert.
• Hier gibt es eine gute Installationsanleitung.
• Vorteile:
  Mehrere E-Mail-Server werden unterstützt und bietet eine zentrale Suchfunktion mittels Manticore Search.
• Nachteile:
  Die Benutzeroberfläche kann für einige Nutzer nicht intuitiv genug sein.
  Sehr schlecht dokumentiert und nur für erfahrene Linux-Administratoren empfehlenswert.

2. Benno MailArchiv

• Ein weiteres Open Source Tool ist Benno MailArchiv, das sich auf die gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails spezialisiert hat.
• Vorteile:
  Es bietet eine revisionssichere Ablage und ist für Unternehmen geeignet .
• Nachteile:
  Die Community Edition erfüllt nicht alle rechtlichen Anforderungen.
  Für einige erweiterte Funktionen kann der Umstieg die kommerzielle Version erforderlich sein. Wodurch zusätzliche Kosten entstehen können.

3. MailArchiva

Abschließend lässt sich sagen, dass die moderne Mailarchivierung durch den Einsatz digitaler Technologien nicht nur effizienter und sicherer ist, sondern auch den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird.
Unternehmen profitieren von einer verbesserten Datenverwaltung und können gleichzeitig Kosten reduzieren. Die Wahl der richtigen Archivierungslösung, sei es eine Open Source Option oder eine kommerzielle Software, sollte sorgfältig abgewogen werden, um den spezifischen Bedürfnissen gerecht zu werden.